Intelligenza alberghiera
Dodici mesi di preventivi, arrivi, spritz e commercialisti, raccontati da chi li ha passati al banco, con il gestionale che abbiamo scritto per viverli al meglio.
Gennaio → Dicembre
Che albergatore sei?
Gennaio
Il listino ce l’hai in testa e anche su Excel: colonne, colori, formule che al Cern se le sognano. Derivazioni su tipologie e trattamenti. Infant fino a 3 anni, bambini 4–10 n.c. e 10–14 n.c. in 3°, 4° e 5° letto e con l’offerta family fino a 8 anni non pagano. Sconto senior. Cani ammessi, di tutte le taglie. Spiaggia con supplemento in 1ª e 2ª fila. La settimana di Ferragosto, che fa storia a sé. E il prenota prima che scade il 31 marzo (ma per i clienti affezionati no).
Febbraio
Si aprono le vendite (è già tardi). Il consulente marketing ha lanciato la campagna: clienti affezionati e nuovi mercati. Fortunatamente tutto fila liscio: arrivano centinaia di richieste di preventivo al giorno. Il tuo ufficio booking non è però contento: prima sbuffa, poi, in preda a un attacco isterico, stacca il telefono, infine si arrende. Le richieste restano lì (e il budget della campagna pure).
Marzo
"Ne parlo con mia moglie." "Mi manda anche l’offerta per la settimana dopo?". "Ci sono problemi se per due notti si aggiunge mio figlio?". "L’anno scorso ci avete fatto lo sconto" (manco sono venuti, l’anno scorso). "Il suo collega mi aveva promesso lo sconto" (peccato che lo sappia solo lui). Arrivano su WhatsApp, su Facebook, per email e, ovviamente, per telefono. Post-it, foglietti, pizzini. E se ti molla il capo booking storico, chi se lo ricorda che camera vuole il Sig. Rossi?
Aprile
Arrivano gli stagionali. I nuovi receptionist hanno messo sul cv la conoscenza di millemila gestionali, ma di fatto lavorano solo con l’agenda del ’98 e fanno i preventivi con il copia-incolla del testo da una mail all’altra. Il cameriere è al primo anno. Il maître ha portato il suo album con i suoi mille colori per disegnare i tavoli. Hai due settimane per insegnargli tutto, tra un fornitore e l’altro. Ed è tutta una cantilena: "Non lo so fare! Come devo fare?! Non mi ricordo!". Si candida come nuovo tormentone estivo.
Maggio
Il gruppo da quaranta cambia le date. Per la terza volta. Poi diventano trentotto. Poi trentanove, perché torna la cognata. Due vogliono le camere vicine, tre il più lontano possibile dagli altri, l’autista la singola gratis "come l’anno scorso". E il capogruppo giura che questa è l’ultima modifica. Tasto dolente: gestire il conto. Soggiorno all’agenzia, tassa di soggiorno ed extra agli ospiti. Mille stampe e alla fine non sai mai chi ha pagato cosa: all’agenzia gli spritz, ai clienti il supplemento singola.
Giugno
I lidi devono essere a regime. Ma regna il caos, tra prime file terminate e seconde file promesse che non ci sono. A un certo punto si decide che chi prima arriva, meglio alloggia. Ed è ressa, con i bagnini oggetto di ogni tipo di lusinga per riservare un posto al sole. Le docce sono a pagamento e i gettoni diventano la vincita al burraco. E intanto al bar il bambino (un po’ discolo) ordina il terzo ghiacciolo e lo mette sul conto della camera, ovviamente non sua.
Luglio
Arrivano gli ospiti e al banco comincia la processione: la carta d’identità del nonno è scaduta nel 2019, i bambini senza documenti. "A che ora è lo spettacolo?". "Stasera che c’è da mangiare?". "Il bambino può avere la pasta in bianco?". E la fila cresce e cresce. E gli sbuffi anche, di chi lavora e di chi aspetta. La bacheca degli eventi è ferma a Ferragosto del 1518, il menù del giorno è scritto a pennarello e il maître sta ancora colorando i tavoli. Un vero smart village!
Agosto
Sabato di cambio. Escono 200 ospiti alle 10, ne entrano 220 alle 16: 6 ore per rifare 120 camere. La governante gira con il foglio delle pulizie (rev. 4, segni a penna rossi e blu che a confronto Kandinsky era un realista). Il garzone fa su e giù per i piani: "La 214 è pronta?". "La 214 chi?". La 214 non esiste. Poi è la struttura a tradirti: il condizionatore della 108 gocciola, nella 305 la doccia non ha pressione. E il manutentore arriva, sempre. Ma dopo l’ospite con le valigie. Lo stesso ospite che è arrivato alle 9 e ti ha fissato tutto il tempo al di là del bancone.
Settembre
Arriva il commercialista. Chiede le fatture di luglio, le note di credito di agosto e "quella carta" del gruppo di maggio. Tu apri il cassetto (non fiscale, quello della scrivania, dove ci sono anche le mentine e le matite): scontrini, ricevute, un estratto conto dell’agenzia con il segno del caffè sopra. E lui ti guarda: sa già che la parcella lieviterà per il lavoro di ricostruzione di reperti archeologici, numeri di fatture erroneamente saltati e scarti per codici fiscali errati.
Ottobre
Il giorno del giudizio: com’è andata questa stagione? Quanto dai portali, quanto diretto, quanto ha reso il bar, cos’è successo a giugno. Tu apri tre file Excel, due gestionali e il quaderno del ristorante e ognuno racconta una stagione diversa. Il direttore giura che agosto è stato il migliore di sempre. E il consulente revenue aspetta numeri ed estrazioni per le sue analisi. Ma la rotella del gestionale gira e gira e gira... "Sessione scaduta".
Novembre
Finalmente in ferie. Lisbona, Dubai, un boutique hotel a Copenaghen. Ma l’albergatore in ferie non esiste: fotografa il buffet, guarda la disposizione dei mobili della hall e si porta a casa il segnaposto del ristorante (per ispirazione, ovviamente). E ogni sera, prima di dormire, vorrebbe vedere come vanno le prenotazioni per Pasqua. Peccato che il suo gestionale sia installato in struttura. Ha provato a mettere il server nel trolley, ma non gliel’hanno imbarcato!
Dicembre
Si ricaricano le pile e i listini. Il villaggio dorme sotto i teli, la piscina è vuota e tu finalmente dormi più di cinque ore (tranne la notte di Natale, quando arriva una richiesta di preventivo per agosto). Pronti per la prossima stagione: una nuova tipologia di camera, il pacchetto benessere, i prezzi aggiornati, l’offerta per i clienti affezionati. Ma davvero vuoi rimetterti sull’Excel del Cern? Buon proposito per l’anno nuovo: cambiare gestionale, contattare Booking Designer.
Gennaio
Pista piena, hotel pieno. Alle otto c’è già la fila alla ski room: "Il mio armadietto?". "Gli scarponi di mio figlio?". "Lo skipass l’ho lasciato in camera". Il noleggio ha finito i caschi da bambino e il maestro aspetta da venti minuti. E intanto al bar il bambino (un po’ discolo) ordina la terza cioccolata calda e la mette sul conto della camera, ovviamente non sua.
Febbraio
La scuola in settimana bianca cambia le date. Per la terza volta. Quaranta ragazzi, poi trentotto. Poi trentanove, perché torna il professore di ginnastica. Due vogliono le camere vicine, tre il più lontano possibile dagli altri, l’autista la singola gratis "come l’anno scorso". E il preside giura che questa è l’ultima modifica. Tasto dolente: gestire il conto. Soggiorno all’agenzia, skipass alla scuola ed extra alle famiglie. Mille stampe e alla fine non sai mai chi ha pagato cosa: all’agenzia le cioccolate, ai professori il supplemento singola.
Marzo
Il listino dell’estate ce l’hai in testa e anche su Excel: colonne, colori, formule che al Cern se le sognano. Derivazioni su tipologie e trattamenti. Infant fino a 3 anni, bambini 4–10 n.c. e 10–14 n.c. in 3°, 4° e 5° letto e con l’offerta family fino a 8 anni non pagano. Sconto senior. Cani ammessi, di tutte le taglie. E-bike e guida escursionistica nel pacchetto, ma solo da tre notti in su. La settimana di Ferragosto, che fa storia a sé. E il prenota prima che scade il 31 marzo (ma per i clienti affezionati no).
Aprile
Si aprono le vendite dell’estate (è già tardi). Il consulente marketing ha lanciato la campagna: clienti affezionati e nuovi mercati. Fortunatamente tutto fila liscio: arrivano centinaia di richieste di preventivo al giorno. Il tuo ufficio booking non è però contento: prima sbuffa, poi, in preda a un attacco isterico, stacca il telefono, infine si arrende. Le richieste restano lì (e il budget della campagna pure).
Maggio
"Ne parlo con mia moglie." "Mi manda anche l’offerta per la settimana dopo?". "Ci sono problemi se per due notti si aggiunge mio figlio?". "L’anno scorso ci avete fatto lo sconto" (manco sono venuti, l’anno scorso). "Il suo collega mi aveva promesso lo sconto" (peccato che lo sappia solo lui). Arrivano su WhatsApp, su Facebook, per email e, ovviamente, per telefono. Post-it, foglietti, pizzini. E se ti molla il capo booking storico, chi se lo ricorda che camera vuole il Sig. Rossi?
Giugno
Ecco gli stagionali. I nuovi receptionist hanno messo sul cv la conoscenza di millemila gestionali, ma di fatto lavorano solo con l’agenda del ’98 e fanno i preventivi con il copia-incolla del testo da una mail all’altra. Il cameriere è al primo anno. Il maître ha portato il suo album con i suoi mille colori per disegnare i tavoli. Hai due giorni per insegnargli tutto, tra un fornitore e l’altro. Ed è tutta una cantilena: "Non lo so fare! Come devo fare?! Non mi ricordo!". Si candida come nuovo tormentone estivo.
Luglio
Arrivano gli ospiti e al banco comincia la processione: la carta d’identità del nonno è scaduta nel 2019, i bambini senza documenti. "A che ora è lo spettacolo?". "Stasera che c’è da mangiare?". "Il bambino può avere la pasta in bianco?". E la fila cresce e cresce. E gli sbuffi anche, di chi lavora e di chi aspetta. La bacheca degli eventi è ferma a Ferragosto del 1518, il menù del giorno è scritto a pennarello e il maître sta ancora colorando i tavoli. Un vero smart hotel!
Agosto
Sabato di cambio. Escono 200 ospiti alle 10, ne entrano 220 alle 16: 6 ore per rifare 120 camere. La governante gira con il foglio delle pulizie (rev. 4, segni a penna rossi e blu che a confronto Kandinsky era un realista). Il garzone fa su e giù per i piani: "La 214 è pronta?". "La 214 chi?". La 214 non esiste. Poi è la struttura a tradirti: la caldaia della 108 fa i capricci, nella 305 la doccia non ha pressione. E il manutentore arriva, sempre. Ma dopo l’ospite con le valigie. Lo stesso ospite che è arrivato alle 9 e ti ha fissato tutto il tempo al di là del bancone.
Settembre
Arriva il commercialista. Chiede le fatture di luglio, le note di credito di agosto e "quella carta" del gruppo di maggio. Tu apri il cassetto (non fiscale, quello della scrivania, dove ci sono anche le mentine e le matite): scontrini, ricevute, un estratto conto dell’agenzia con il segno del caffè sopra. E lui ti guarda: sa già che la parcella lieviterà per il lavoro di ricostruzione di reperti archeologici, numeri di fatture erroneamente saltati e scarti per codici fiscali errati.
Ottobre
Il giorno del giudizio: com’è andata questa stagione? Quanto dai portali, quanto diretto, quanto ha reso il bar, cos’è successo a giugno. Tu apri tre file Excel, due gestionali e il quaderno del ristorante e ognuno racconta una stagione diversa. Il direttore giura che agosto è stato il migliore di sempre. E il consulente revenue aspetta numeri ed estrazioni per le sue analisi. Ma la rotella del gestionale gira e gira e gira... "Sessione scaduta".
Novembre
Finalmente qualche giorno di ferie prima dell’inizio della stagione invernale. Lisbona, Dubai, un boutique hotel a Copenaghen. Ma l’albergatore in ferie non esiste: fotografa il buffet, guarda la disposizione dei mobili della hall e si porta a casa il segnaposto del ristorante (per ispirazione, ovviamente). E ogni sera, prima di dormire, vorrebbe vedere come vanno le prenotazioni di Capodanno. Peccato che il suo gestionale sia installato in struttura. Ha provato a mettere il server nel trolley, ma non gliel’hanno imbarcato!
Dicembre
Altro che ricaricare le pile: si apre la stagione. Capodanno esaurito da agosto, soggiorni rigidi sabato–sabato, il maestro di sci che non risponde al telefono e una famiglia che vuole arrivare di martedì "perché tanto è uguale". Sul tavolo c’è ancora l’Excel del Cern, con i prezzi dell’estate. Buon proposito per l’anno nuovo: cambiare gestionale, contattare Booking Designer.
L’ecosistema all in one
Richiesta di
preventivo
Da form, email, telefono, WhatsApp o Facebook: tutto entra nello stesso CRM.
Sales HubPreventivo
e Aurora
La multiofferta in 8 secondi e 3 clic, oppure in automatico con Aurora.
Sales HubBooking engine e
channel manager
Chi prenota da solo lo fa sul tuo sito o sui canali, con gli stessi prezzi.
Sales HubPrenotazione
Il preventivo accettato diventa soggiorno, senza ricopiare niente.
PMSOmbrellone e
posto auto
Alla conferma, ombrellone e parcheggio si occupano in automatico.
OMSTableau
Camere assegnate e occupazione sotto controllo sul planning.
PMSOnline
check-in
L’ospite registra i suoi dati prima di arrivare al banco.
PMSBar e
ristoranti
Comande da smartphone, menù con QR e cucina digitale.
OMSSpiaggia
e spa
I servizi in struttura finiscono sul conto della camera.
OMSCard e
monetica
Ricariche e consumi delle card, ogni giorno sotto controllo.
OMSConto e
fiscalizzazione
Un conto solo, poi fattura elettronica o scontrino dalla stampante RT.
PMSVerticalizzazioni
con H‑Flow
Ristorazione, housekeeping e magazzino, dal nostro lab.
H-FlowIl tuo stesso mestiere
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Una chiacchierata sulle tue esigenze. Poi decidi tu.
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